CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios;
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan;
Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ejemplo: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).
Características
- Posee una actitud cortés y amable.
- Busca impresionar positivamente al destinatario.
- Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
- Hay un receptor y un emisor.
Características formales
- Es larga y precisa.
- Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
- Busca dar información completa.
Características lingüísticas
•Utiliza frases largas.
•Recurre a un vocabulario exacto y cortés.....
•Usa oraciones completas organizadas correctamente. •No abrevia las palabras.
•Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
•Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes elementos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del lugar y dia al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
- Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
- Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
- Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
- Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
- Antefirma: razón social o denominación de la casa.
- Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
- Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envia la carta.
Oficio
Definición
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
Características
1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
6. Trata un solo asunto.
7. Se escribe siempre a máquina.
8. Se extiende en original y duplicado.
Estructura
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Memorando
Definición
Memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está relacionado
El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características de un memorándum
- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas y claras y cortas
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
· Nombre(s) de a quien se dirige
· Nombre(s) del remitente(s)
· Fecha
· Asunto
· Escrito redactado brevemente.
· Firma(s)
.
Circular
Definición
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.
Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.
Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.
Características
OFICIO
Definición
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
Características
1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
6. Trata un solo asunto.
7. Se escribe siempre a máquina.
8. Se extiende en original y duplicado.
Estructura
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
